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長文注意です。1番最後の方に主さんの質問への回答があります。
私は主催を経験したことはないのですが、企画概要を作るのに使われているのはアイビスのようなラスターで編集するソフト、またはキャンバのようなベクターで編集できるソフトのように思います。
どれも最低限、画像や模様、ロゴと文章を組み合わせる機能が揃っているので、どんな人にどう向いているかについて説明します。
アイビスペイントが使われる理由はやはり、元々シェアが高い故に操作、扱いに慣れている人が多いことだと思います。アイビスには文字入れツールがあることはもちろん、ラスターレイヤーで手描きイラストを描き加えることも容易なので、その点では、自作絵を外部ソフトで描いてインポートする必要があるベクターソフトよりも優れているように感じます。無料で使えるのも大きいです。
一方で、アイビスペイントにはキャンバほどのオシャレで垢抜けたデザイン用素材やデザインのおすすめ機能が付いていないので、ハイセンスな概要を作ろうとすると自身のデザイン力が求められます。拡大縮小をすると画質を落としてしまうのも欠点です。
アイビス以外にはクリスタやフォトショを使う人もいると思います。 -
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次に、キャンバについて説明します。基本は無料のソフトです。キャンバの良い点というと、間違いなく、オシャレなテンプレートが用意されていることでしょう。元々キャンバにはベクター素材が多数用意されていますが、テンプレートはそれらを実用的に組み合わせて作られているので、私のようなデザインに多く触れてこなかった者でも、自分のイメージに合った作品を作りやすくなっています。テンプレートは解体可能で、一部分だけを抜き取って利用できます。文字のフォントについても同様にテンプレートがあるので、ストレスなく望みのフォントを利用できます。(体感ですが、フォントの特徴が一目でわかることと、種類の多さ、ダウンロード不要という点で、アイビスやパワポより優れているように感じます。)加えて、複数のデータをグループ化(例えば画像とそれについての文章があった場合、それらをグループ化することで位置関係を変えずに、まとめて移動と拡大縮小ができます。)する機能がついていて便利です。さらに、同じアカウントでログインすればデータを共有できるのでスマホでもパソコンでも編集できます。
欠点をいうと、キャンバ内にはほとんどアイビスのようなペイント機能がないので、自作素材を使いたいと思った時は他のソフトから持ってこないといけないことがあります。無料プランだと一部素材が使えない点もありますが、無料素材だけでも十分なのでこちらはそこまで気にしなくてもいいでしょう。
キャンバの他には、パワポやイラレが挙げられます。高すぎてイラレは持ってないので分かりませんが、キャンバには無い機能も付いているように思われます。(文字を画ごとに編集出来るので、ロゴ作成とかやり易いみたいです。) -
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主さんの疑問にお答えすると、
キャンバには背景に使える画像素材があったりしますが、物足りない、もしくはアイビスの場合はフリー素材をネットで拾ってきて作っているのではと思います。アイビスのアニメ背景化フィルターを掛けて使っているのをよく見かけます。余力があれば背景用の模様を自作出来たら良いですが、そこら辺で配布されている物で十分かなと。無地とかでも配色と文字入れを間違えなければ人目を引く概要やCSは作れます（恐らく）。
CSを作る時の素材は自作かネット、ソフトに入っているフリー素材（クリスタとかキャンバとか。イラレフォトショは不確かですが、アドベのフリー素材が用意されているはずです。）自分で素材をつくるのが大変だと感じたら、キャンバをおすすめします。私はクリスタで立ち絵を描いてキャンバでCS作ってます。
人が集まらないというのは辛いですね…詳しい概要公開の前に、学園×青春×恋愛のように、企画の要素だけを#創作企画でポストしている企画も見かけます。多少概要が注目されてフォロワーも増えるのではないでしょうか？
ともかく、タグで検索して目につく機会が多い方が、参加企画を探している方も見落としが減って良いことだと思いますので、良かったら試してみて下さい。
長文失礼しました。 -
でも人が集まらなくて企画が頓挫したりしたら、無駄になっちゃいますよね…