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・自作の雛型でメモを作る
スマホでも紙でも可 やりやすい方法で
雛型は自作しないと使いにくい
どのくらい便利にできてるかは、実際に使ってみて判断する
わかりにくいな、と感じたら簡略化して、大雑把すぎるな、と感じたらもう少し細分化する
スマホならコピペしたものを事前にいくつか用意しておく
紙のメモならコピーで印刷してクリップボード等に挟む -
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・大まかな事柄のチェックボックスを作る
『何をするか』（電話する、記録する、など）
『何を使うか』（ファイル名や器具名など）
『いつごろにやるか』（行う時間帯やタイミングが指定されていれば）
『指示してくれた人』（複数いる場合に）
・リスト形式で大まかな主旨を書き込めるようにする
『こんなこと』が起こって
『何をする』とき
『こんな』目的で
『こういうこと』をする
電話応対の取り次ぎなら5W1H形式の穴埋めにして、空欄ができないよう先方にも確認する
・メモをした直後に整理する（※※大事※※）
直後じゃないとわからなくなる
これをやってるときはそっとしておいてほしい旨を伝えていいくらい重要
自分は紙のメモ派だから、自分のがさつさでバラバラにならないようホッチキスで留めてた
作業が早いし、追記が増えたときに糊で貼るよりも分解しやすい 付箋もホッチキスで留める あれの糊はたやすく剥がれるから信用してはいけない -
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とにかくその場で記入する文字数や記レイアウトの手間を減らす
あとからでも追記しやすくする
紙のメモなら白紙の紙や付箋を継いでいく
メモを取り終えたら、内容を読み上げて相手に確認してもらう これを面倒がる人はそうそういないので安心して確認してください -
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自分は力技で解決するタイプなので、これよりもっと洗練されたやり方があったらぜひそっちでやってみてください……
事前準備と工夫は『努力は認める』『頑張ってるし協力してあげよう』と思ってもらえます -
何をしてるのか他の人に伝わりやすいから、協力してくれるようになります
長文なのでコメント欄に分割して書きます